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Jika 體驗方案 Day 3
業務活動全視角，
讓每一次跟進都有跡可循
在 Day 1 跟 Day 2，你已經把客戶資料整理好、讓資訊不再分散。
今天我們要更進一步——從一次拜訪或會議出發，學會怎麼在 HubSpot 裡一次記錄、一次搞定跟進、協作與通知。
今天的學習目標
學會在 HubSpot 運用核心工具，讓記錄、協作、跟進在同一個流程裡完成——每一次客戶互動，都有跡可循。
功能應用場景與教學
應用場景
拜訪完客戶回到辦公室，或會議剛結束，會議裡談論到了客戶說的顧慮、你做的承諾、還有下一步要做的事，如果只記在腦袋裡，三天後你可能只記得一半。
紀錄會議解決「重要資訊沒有留下來」的問題，記錄的當下只需要五分鐘，省下的是之後被追問的十次。
步驟 1｜進入聯絡人或公司頁面，點選「紀錄會議（Log Meeting）」
在頁面左側工具列找到「紀錄會議（Log Meeting）」的輸入框，點擊後開始輸入。
步驟 2｜輸入會議重點、客戶顧慮、下一步行動
將關鍵資訊記錄下來。例如：「客戶對交期有疑慮，希望能在兩週內確認出貨時間。下一步：請採購確認庫存。」
步驟 3｜儲存會議
點選「儲存備註」後，這筆記錄將會出現在這個公司資訊的活動上，任何人打開都看得到。
應用場景
拜訪後寄跟進信，是業務流程裡最常做的事——也是最容易石沉大海的事。你不知道對方有沒有看，不知道該不該打電話催，只能默默地等待。
可追蹤 Email 解決「不知道對方有沒有開信」的問題，開信通知解決「不知道什麼時候跟進最合適」的問題，對方開信後，就是你打電話的最佳時機。
步驟 1｜進入聯絡人頁面，點選「寄送 Email」
在頁面左側工具列找到「電子郵件」，直接在聯絡人頁面撰寫，點擊開始撰寫。
步驟 2｜撰寫主旨與內文
撰寫信件主旨與內文。如果今天沒空撰寫，可以參考下方的 Breeze AI Tip，快速草擬一封追蹤信。
步驟 3｜送出後在活動紀錄查看開信狀態
所有在 HubSpot 的行為都會在活動上紀錄，你可以看到這封信有沒有被開啟、開了幾次。如果對方遲遲沒開信，你就可以視情況適時地進行跟進。
應用場景
記錄完會議，發現下一步需要請同事準備報價、或讓主管知道這筆客戶的最新狀況，照以前的做法，你要另外開 LINE 或電話通知，還要將背景說一遍。
@ 標記解決「需要通知同事但不想重複說明背景」的問題，回覆留在 CRM 解決「協作過程散落在私訊、找不回來」的問題。整個溝通過程留在客戶頁面，三個月後還能回來看。
步驟 1｜在聯絡人或公司頁面，點選「備註（Note）」，輸入你要記錄的內容
在左側活動列找到「備註」的輸入框，把你需要留存的資訊記下來——客戶狀況、內部討論、待確認事項都可以寫在這裡。
步驟 2｜在備註輸入框輸入 @，選取要標記的同事，並撰寫內容
輸入 @ 後開始輸入同事名字，從下拉選單選取標記，並清楚撰寫你需要什麼。例如：「@王大明 這筆報價需要確認規格」
步驟 3｜儲存後，對方立即收到 HubSpot 通知
當你建立備註後，被 @ 標記的人立即收到通知，點開後直接進入對應客戶記錄，不需要你另外說明背景。
步驟 4｜對方在同一筆記錄裡回覆
主管或同事直接在備註下方留回應，整個溝通過程記錄在客戶頁面。
應用場景
拜訪結束後要約下次會議，照以前的做法得來回 email 確認時間——週三有空嗎？週三不行，這樣來回溝通。
Meeting Scheduler 可以讓客戶自行選擇合適時間，行事曆同步，避免時間衝突。
步驟 1｜進入「會議排程器（Meeting Scheduler）」
點選左側導覽列「銷售」→「會議排程器（Meeting Scheduler）」，連結你的行事曆如 Google、Outlook，HubSpot 會自動比對你的行事曆，只開放真正有空的時段給客戶選擇。
步驟 2｜使用預設的會議排程器，或建立你的會議排程頁面
點選「建立會議排程頁面」，設定會議名稱、時長、可供客戶選擇的時段範圍。例如：每週一到週五下午兩點到五點開放。
步驟 3｜複製連結，貼入跟進 email 傳給客戶
複製你的專屬會議連結，貼入跟進信裡。例如：「附上我的會議連結，您可以直接選一個方便的時間。」客戶點開後自己選時間，確認後雙方行事曆自動更新。
Breeze AI Tip
記錄完會議備註之後，點擊右上角呼叫 Breeze AI，交給 Breeze AI 根據會議內容草擬跟進信——你只要微調內容就能送出。
操作與安裝步驟如下：
1. 在聯絡人或公司頁面完成備註儲存後，點擊右上角 Breeze AI 圖示，側欄即會彈出。
2. 在對話框輸入「根據剛才的會議記錄，幫我草擬一封跟進信」，Breeze 會依會議備註的內容自動生成信件草稿。
3. 確認草稿內容，依需要微調細節，複製到 Email 輸入框後送出。從記錄到發信，整個流程在同一個頁面完成。
今天完成後你會有什麼：
每次客戶互動結束後，十分鐘內就可以完成記錄、協作、跟進。
每封業務信都可追蹤，知道對方有沒有開信。
協作資訊留在 CRM，任何人打開這筆客戶記錄，都能掌握完整背景。
一筆沒有記錄的拜訪，下次跟進就要重新開始。
一封沒有追蹤的 email，你永遠不知道對方有沒有看到。HubSpot 做的事情不是幫你多記一個地方，而是讓每一次互動的價值不流失——記錄、協作、跟進，在同一個地方一次完成。